Souvent considéré comme une corvée, l'archivage est néanmoins une tâche administrative à laquelle toutes les entreprises sont confrontées un jour ou l'autre car à mesure qu'une entreprise grandit elle crée de plus en plus de données qui nécessitent d'être bien gérées et méticuleusement conservées.
Pourquoi archiver ?
Avec le temps, il devient difficile de localiser, de sécuriser ou bien même de traiter les informations stockées dans les dossiers qui encombrent notre propre environnement de travail.
Oubliés, ils se perdent rapidement dans la masse et deviennent inaccessibles, pouvant ainsi affecter le bon fonctionnement de l'entreprise.
Un archivage efficace
Garder le contrôle sur les dossiers et les données qu'ils contiennent peut devenir problématique si un système d'archivage n'a jamais été mis en place par l'entreprise.
Il est donc primordial de bien penser sa méthode d'archivage, en gardant à l'esprit certains éléments fondamentaux.
Sécurité : archiver les documents dans un emplacement approprié, à l'abri de toute sorte de détérioration.
Accessibilité : les dossiers doivent rester à tout moment accessibles à tous facilement et rapidement, hormis ceux à caractère confidentiel.
Répertoriage : identifier minutieusement les archives après les avoir soigneusement inventoriées.
Durée : certains documents sont soumis à une durée légale de conservation qui peut dans certains cas, s'ils ne sont pas conservés, valoir des sanctions.
Préserver l'histoire de l'entreprise est un atout inestimable trop souvent négligé…
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